【秘書の外注】オンラインアシスタントのデメリット【向かないこともある】

活用次第ではとても効果的なオンラインアシスタント、オンライン秘書サービスですが、利用を検討する場合は、デメリットにも十分留意しておく必要があります。

ここでは、オンラインアシスタントサービスを利用する際に気を付けておくべきポイントについてまとめてみます。

オンライン業務に限定される

オンラインに対応できない業務は依頼できない

オンライン秘書は、その名の通り、オンラインでできない業務は依頼することができません。

ですからリアルな秘書のように「お茶出し」をお願いしたり、営業に同行してもらうといったオフライン業務には基本的に対応できないことになります。

ただし、一部のサービス提供会社では、オフラインの業務に対応している場合もあります。

例えば、i-STAFFでは、名刺や領収書、書類などを送付すれば整理やファイリングをしてもらえるようですし、CASTER BIZ（キャスタービス）でもファイリングや名刺スキャン、書類整理などに対応しているとのことです。

＼i-STAFFはこちら／

＼CASTER BIZはこちら／

対面とは異なるコミュニケーションが必要

また、対面で仕事をしていれば容易に伝わることも、顔が見えないオンラインでのやり取りとなるため、対面とは異なるコミュニケーションが必要となります。

メールなどのオンラインツールに慣れていないと、うまくコミュニケーションできないリスクもあります。期待したパフォーマンスが得るためには、依頼内容をしっかりと確実に伝えていくことがポイントです。

少しのことでも口頭で依頼できない

対面で仕事をしていると、ちょっとしたことは口頭でやり取りすることが普通です。これまでの経験から、そういった環境に慣れてしまっている方も多いかと思います。

直接話しかけるほうが文字にするより楽なことは言うまでもありません。

一方、オンライン秘書では、業務上のやり取りはオンラインで行うこととなるため、基本的にはテキストベースとなります。

対面のやり取りに慣れてしまっていると、文字でのコミュニケーションがとてももどかしく感じられるかもしれません。また、慣れないうちは、伝える情報量も不足しがちになり、いわゆる「言葉足らず」が生じる可能性もあります。

そのような事態を避けるためには、日頃からオンラインツールに慣れておくとともに、業務を整理して文書化することを習慣にしておくことをお勧めします。

サービス提供会社でもそうした行き違いを避けるため、無料のお試し期間を設けたり、コンシェルジュがサポートするプランを設けたりするなど、サービスを円滑に導入するための取組みがなされています。

マニュアルやルールが必要

以上のようなコミュニケーション面の課題を解決するためには、やはりマニュアルはあった方がいいでしょう。

あらかじめ定められたルールやマニュアルがあれば、個別の指示ややりとりがなくても、効率的な業務遂行が行えます。

オンラインアシスタントサービスを有効に利用するためには、依頼する業務のマニュアルや規則を前もって準備しておくことが大切です。

スタッフのスキルが事前に把握できない

サービス提供会社や担当者によって、スキルに差があるのはある程度想定しておくことが必要です。

社員として採用しても「こんなはずじゃなかった」というケースが往々にして発生しますので、オンライン秘書に限った話ではありませんが、期待が高すぎるとそんなふうに感じることもあるかもしれません。

ただし、サービス提供会社には採用にあたって一定のフィルターがありますし、さらに採用後に一定の研修を行なうことが一般的ですので、業務の質的な面は担保されていると言えます。

しかもチームによるサポートを受けられるのが一般的ですので、社員として採用する場合に比べ、スキル面においては安心感はあるでしょう。

また、事前のお試しサービスや導入サポートにより、こうしたリスクはある程度カバーできるでしょう。

＼フジ子さんの無料トライアル／

身も蓋もない言い方になりますが、いざとなれば解約するだけで済みます。

正社員として採用してしまった場合、期待に沿わなかったといって辞めてもらうというのはかなりハードルの高いことです。

セキュリティー面の不安

オンライン秘書を利用する場合、セキュリティー面を心配される方も多いと思います。

社内業務を外部に委託することになると、社内にある情報もサービス提供会社に提供することになるため、情報管理について注意を払うのは当然のことです。

オンライン秘書に限らず、外部に社内業務を委託する場合には常に生じる課題です。

その点で言えば、セキュリティー面の課題はデメリットというよりも、サービス提供会社選定にあたっての重要なポイントと言えるでしょう。

セキュリティ対策はチェックしておきましょう。

サービス提供会社がどのような情報漏洩対策をしているかについて十分確認しておく必要があります。

秘密保持契約は締結されるのか、情報はどのように扱われるのか、スタッフに対してどのような教育をしているのかなど、必ず確認しておきましょう。

自社にスキルを蓄積できない

オンラインアシスタントに限った話ではありませんが、外部に業務を委託すると、自社内にスキルや経験値が蓄積されないということが起こります。

依頼する業務次第ではデメリットと言えます。将来的に他社との差別化を図るための業務まで依頼してしまうと、競争力の低下を招いてしまう懸念があります。

一方で、オンラインアシスタントに依頼する場合は、前述のようにテキストコミュニケーションが基本であるため、依頼した業務についての文書が自社内に蓄積されることになります。その際、取り組み方次第では、自社内の業務の再構築に資することも期待できます。

オンラインアシスタントを使うことによって、業務文書という資産を手に入れることができますので、メリットということもできるでしょう。

費用対効果の測定が難しい

業務量によっては割高になるケースもあります。

オンライン秘書の料金プランは、月単位の実働時間を基本とすることが多いため、所定の実働時間に達しない場合には割高になってしまうことも考えられます。

依頼する業務量が月によって多かったり少なかったりといった状態が続くと、どの業務を切り出すかを毎月検討する必要が生じます。これでは、かえって非効率なことにもなります。

そういう意味では、最初のうちは専門性が求められる業務や不定期の業務ではなく、毎月定例的に発生する業務を中心に依頼していくことがオススメといえます。

定例業務と非定例業務の割合をどの程度にするかについては、オンライン秘書を続けているうちに、いい頃合いに落ち着いてくるように思います。

そうすることによって効果が実感できるのではないでしょうか。

オンラインアシスタントのメリットはないの？

以上、オンラインアシスタントのデメリットを取り上げてきました。

一方で、当然ながらメリットもたくさんあります。まとめると以下のとおりです。

• コア業務に集中できる
• 採用コストを削減できる
• 幅広い業務に対応している
• スピーディに業務を開始できる
• 業務量に応じた人件費の調整が可能

この記事でデメリットを取り上げる一方、以下の記事ではメリットについても書いています。そちらもぜひ参照にしてください。

まとめ 〜メリットとデメリットを総合的に検討する〜

この記事ではオンラインアシスタントのデメリットを中心に述べてきました。

しかし、お読みいただいたように、自社の業務やニーズに合わせてオンラインアシスタントを考えていけば、デメリットが必ずしもデメリットではないということも十分あり得ます。

もちろん逆のケースもあるわけですが、いずれにしても導入にあたっては、メリットデメリット双方から総合的に検討していくことが大切です。

また、オンラインアシスタント、オンライン秘書サービスを展開している主要６社のおまとめ記事もあります。オンラインアシスタントサービスの導入を検討されている方は、ぜひこちらもご覧ください。

＼おすすめのサービスは／

このサイトでは、「これからのビジネス、これからの働き方」をテーマに、オンラインアシスタントについての情報を発信しています。

オンラインアシスタントは、人手不足の事業所に対して価値を提供する一方、優れたスキルを持ちながらも外で働くことが難しい人材に働く場を提供するという社会的に非常に役立つサービスと言えます。

オンラインアシスタントの仕組みが社会に広く普及することで、我が国の生産性が高まっていくことを期待しています。