事業が軌道に乗ってきた！
事業をもっと拡大させたい！
そんなふうに感じた時、秘書を雇いたいと考える経営者方は多いのではないでしょうか。
秘書がいると、ちょっとしたサポートでも依頼できますので、その間の時間を有効に使うことができます。
経営者や管理者自身が、秘書に任せられるような仕事をやってしまうと、本来取り組むべき仕事に集中できなくなり、収益機会を逃すことにもなりかねません。
優秀な秘書がいると円滑にビジネスを進めることができますし、秘書やアシスタントを置くことには数多くのメリットがあります。
一方で、秘書を雇うことにはデメリットもあります。
秘書を雇う前にあらかじめ気をつけておくべき点もありますので、しっかりとした検討が必要です。
一旦社員として雇ってしまうと、相性が悪くても簡単に交替させることはできません。もちろんコストも発生します。
いい面ばかりに目を向けず、ビジネスとして慎重に判断したいものです。
この記事では、秘書が欲しいと思った時、どのように考えればいいのかを解説していきます。
秘書とは
そもそも秘書とはどういう役割を担う職種でしょうか。
ウィキペディアを見ますと、以下のように説明されています。
秘書とは、上司の身の回りの世話、メールや電話の応対、来客の接遇、スケジュール管理、書類・原稿作成などの仕事を請け負う職務、職業。またそれを行う人。
（引用元：wikipedia）
日本では、アシスタントと英訳されるのが適当である場合が多い。セクレタリー（Secretary）も秘書と和訳されているが、これは取締役クラスを意味するため、事務局長など実体に合わせ和訳に注意が必要である。
秘書の仕事と言えば、社長や役員のサポート役として、スケジュールの管理や電話、メールのやり取りを行うといったイメージですが、確かにウィキペディアにあるように多くの場合に必要とされるのは秘書というより「アシスタント」と言えるでしょう。
昨今の秘書業務
それでは、一般的な秘書業務にはどのようなものがあるのでしょうか。
具体的には、スケジュール管理や社内外との連絡調整、来客対応に加え、「業務に必要な情報の整理」や「資料や文書の作成」、会議に必要な資料の用意などが挙げられます。
領収書の整理や経費処理なども任せることができれば、かなりの効率化が期待できます。
加えて、自社の事業に必要な情報を日頃から整理しておき、管理者の求めに応じてスムーズにアウトプットできる態勢を構築しておくことも、昨今の秘書に求められる役割と言えます。
また、情報を整理するだけでなく、SNSや自社サイト等での情報を発信していくことも、DX化の進んだ昨今のビジネスにおいては重要です。
少し欲張りな事例をあげてしまいましたが、事業主や管理者がコアな業務にパワーを取られてしまい、書類整理や情報管理といったことが後回しになることはよくあることです。
それは仕方のない面もありますが、こうした裏方の仕事、いわゆるバックオフィスを秘書やアシスタントに任せることができれば、仕事がやりやすくなり、事業をさらなる拡大に向けてパワーを投入することができるでしょう。
秘書に求められるスキル
さて、そんな心強い秘書ですが、採用できるものでしょうか。
まずは、秘書に求められるスキルを整理してみましょう。
秘書に求められるスキルは、ビジネスに求められる一般的な実務能力に加えて、次のような能力が求められます。
① コミュニケーション能力
② PCスキル
③ 気配り、心配り
ひとつずつ見ていくこととします。
コミュニケーション能力
秘書は社内外の人たちとやり取りをする場面が多くあります。したがって、そうした関係者としっかりとコミュニケーションを取れるスキルが必要です。
しっかりとしたコミュニケーションを取ることができなければ、仕事を円滑に進めることはできません。
それぞれの関係者の意向をきっちりと把握して、業務に臨むことが求められます。
その前提として、一般的な常識とビジネスマナーが必要なのは言うまでもありません。
PCスキル
次はPC（パソコン）のスキルです。
秘書としての基本業務であるスケジュール管理や社内外との連絡調整、業務に必要な「情報の整理」や「資料や文書の作成」、会議に必要な資料の用意に迅速に対応していくためには、PCのスキルが必須です。
最低でもWordやExcel、できればパワーポイントやメール設定などの知識が求められます。
PCをうまく使いこなすことで、業務の効率性を高めることができます。
一方、PCのスキルはどんどん新しいものが求められますので、今のスキルに満足せず、常にアップデートしていこうとするマインドが求められます。
気配り、心配り
気配りとか心配りについては、スキルというよりも、向き不向きの話かもしれません。
上司が働きやすくなるように、上司が求めていることを察知し、あらゆる場面において気配り、心配りができる秘書がいれば、心置きなく事業の拡大に邁進できるでしょう。
秘書を雇うデメリット
一方で、秘書を雇う場合のデメリットもあります。
これは、デメリットというよりもリスクと言った方が正確かもしれません。
コスト
秘書を雇うと当然ながら人件費というコストが発生します。
給料はもちろんのこと、正社員として雇用することで社会保険料や福利厚生、パソコンなどの備品なども必要となります。
そして、何よりも長期にわたって雇用する義務が生じます。
このコストに見合う人材であるかどうか、そしてその人材をどのように活かしていくか（教育していくか）をよく考える必要があります。
相性もある
優秀でない人材を秘書として雇ってしまった場合、当然ながら期待通りのパフォーマンスは発揮されません。これは雇用する側にとってかなりのストレスになるでしょう。
また、人間対人間ということでは相性という問題も存在します。
優秀でない人材の場合、教育することである程度はカバーすることができますが、相性の悪さは簡単には解決しません。相性が悪いことによって生産性は向上するどころか逆にマイナスの影響を及ぼすことになります。
雇用してしまった後に信頼のおける人間では無かったことが分かった時も、業務を行う上では支障になります。
このように面倒な人を社員として雇ってしまうリスクはかなり高いと言えます。
退職リスク
能力の低い人材を避け、相性を慎重に見極めて採用したとしても、長く勤めてもらえるかという問題もあります。
採用するまでに手間と時間をかけたのに、辞められてしまうのは悲しい事でもありますよね…。
以上のように、直接雇用には、どうしてもリスクが伴います。
オンライン秘書という選択
そこで考えられるのが「オンライン秘書」という選択肢です。
秘書というと、すぐそばにいて、仕事をサポートしてくれるというイメージがあるかもしれません。
しかし、時代の変化とともに、秘書のあり方も変わってきました。
オンライン秘書とは、様々な業務をオンラインで依頼できるサービスのことです。対象が秘書業務に限らないことから「オンラインアシスタント」とも呼ばれています。
人手不足や働き方改革の加速という環境変化に加え、デジタル化やクラウドの発達、さらにはコロナ禍による働き方の大きな変化によって、昨今注目を集めるサービスとなっています。
スタートアップや中小企業、個人事業主の方まで、幅広く導入されていますが、共通しているのは、人手不足に直面していたり、人件費を抑制する一方で、コア業務に集中したいと考えている経営者層に支持されているという点です。
＼オンライン秘書について詳しく解説！／
オンラインアシスタントは必要な時、必要なだけお願いできますし、社員を雇うよりもコストが抑えられる点が特徴です。
オンライン秘書のメリットをまとめると次のとおりです。
① 正社員を雇うよりもコストが抑えられる
② 求人の必要がなく、採用のためのコストも時間も節約できる
③ 必要な分だけ業務を依頼できる（調整できる）
④ 指導する手間（教育コスト）が削減できる
まとめ 〜秘書が欲しいと思ったら〜
さて、いかがだったでしょうか。
事業が軌道に乗って順調に拡大してくると、仕事をサポートしてくれる秘書（アシスタント）が欲しくなってくる局面があります。
以前でしたら、社員として（あるいは派遣として）「いい人材はいないかな」ということで求人を出すのが一般的でしたが、時代の変化に伴って、「オンライン秘書」「オンラインアシスタント」という選択肢が登場してきました。
オンライン秘書のサービスを提供している会社も数多く出てきています。自社の業務に合うサービスを探せる環境が整ってきたと言えるでしょう。
＼おすすめのサービスは？／
このサイトでは、オンライン秘書、オンラインアシスタントサービスについての情報を発信しています。
オンライン秘書の導入を検討する際には、ぜひ他の記事もお読みいただけると幸いです。
